1: Chcete mít z výběrového řízení tu nejlepší PR agenturu? Dejte ji informace!
2: Co vše potřebují PR agentury při výběrovém řízení znát?
3: Jak vypsat výběrové řízení pro PR agentury?
Seznámili jste se s důležitostí PR a zamilovali jste se do možností, které nabízí? Rozhodujete se, jak zvolit tu správnou PR strategii? Nechcete se do toho pustit úplně sami? Chcete využít služeb PR agentury a vyhlašujete výběrové řízení? Přinášíme vám seznam informací, které musí PR agentury znát, aby vytvořily dobrou komunikační strategii.
Ať už vypíšete veřejné výběrové řízení, nebo oslovíte pouze vybrané agentury, zadání (brief) by mělo být pro všechny agentury stejné a v písemné formě. Nesmí chybět údaje, do kdy se PR agentura musí do tendru přihlásit, kdy je deadline pro odevzdání návrhů a kdy budou známy výsledky soutěže. K čistě informativním údajům patří i informace o rámcovém rozpočtu a o způsobu vyhodnocení jednotlivých návrhů. Je také důležité časově vymezit spolupráci.
Také dejte agentuře dostatek času na vypracování nabídky. Množství času se odvíjí od náročnosti zadání a od požadavků, které na hotové návrhy PR agentury kladete. Obecně doporučujeme zadat výběrové řízení ideálně 3 týdny dopředu, protože dobré agentury mají spoustu práce se stávajícími klienty a dopředu domluvené deadliny, a nemusí stihnout na vaši nabídku zareagovat.
Čím podrobnější informace, tím lepší návrhy
Obecně platí, že čím bude lepší zadání, tím kreativnější a konkrétnější návrhy můžete od PR agentury získat. Nebojte se tedy představit firmu, její činnosti, služby a produkty více do hloubky. Popis Jsme obchod s oblečením a na trhu působíme již dva roky ani neinformuje, ani neinspiruje k nápadům. Opravdu platí, že čím bude popis podrobnější, tím lepší nápady můžete od agentur získat. Dbejte na to, aby byly v textu obsaženy odpovědi na otázky:
- Kdo jsme?
- Co děláme?
- Kde děláme?
- Jak to děláme?
- Jak dlouho?
Díky tomu si ušetříte spoustu času na odpovídání na dodatečné otázky. Je důležité umět definovat marketingovou strategii firmy. Pokud dokážete vysvětlit, jaké je vaše poslání, usnadní vám to spoustu práce při zadávání dalších komunikačních cílů.
PR strategie musí mít svůj cíl a cílovou skupinu
Nejdůležitější informací pro vytváření komunikační strategie je znalost cílových skupin. Čím lépe je budete mít rozdělené a popsané, tím lepší výsledky navrhovaná kampaň bude mít. Také uveďte dosavadní způsob a nástroje komunikace s cílovými skupinami. Nebojte se popsat případné problémové části komunikace, pomocí nové PR strategie se můžete těchto problémů zbavit popřípadě je minimalizovat.
Z dosavadní komunikační strategie vycházejte při výběru a popisu hlavních témat a oblastí komunikace na další období. PR agentury potřebují znát, jaké jsou krátkodobé i dlouhodobé cíle firmy, aby tak mohly lépe pracovat s jednotlivými cílovými skupinami a dosáhly kýženého výsledku. Definujte očekávanou náplň spolupráce s agenturou.
Příklad cílů:
- Chceme posílit image firmy u cílové skupiny ženy 30+. Důraz bude kladen na dobročinnou činnost firmy.
- PR strategie firmy zvýší tržby firmy.
- Chybí nám kvalitní zaměstnanci. PR se zaměří na image firmy jako dobrého zaměstnavatele.
- Potřebujeme zlepšit interní komunikaci a posílit soudružnost zaměstnanců s budoucností firmy.
- Zlepšit online komunikaci na sociálních sítích.
Součástí briefu by měl být i požadavek podkladů, které má nabídka PR agentury obsahovat. Ať už požadujete PR článek, tiskovou zprávu nebo seznam médií, se kterými chtějí agentury navázat spolupráci. Na konci dokumentu o výběrovém řízení nezapomeňte uvést kontakt na osobu, na kterou se mohou agentury v případě potřeby obracet.
Rozpočet
Informace o rámcovém ročním rozpočtu je nedílnou součástí briefu. Pomůže PR agentuře, aby si rozplánovala jednotlivé činnosti v měsíci a rozpočítala, které činnosti bude věnovat kolik času. Rozpočet také umožní vybrat agentuře média, se kterými bude spolupracovat, například zadávat reklamu.
Návrh obsahu zadání výběrového řízení:
1) O výběrovém řízení
2) O společnosti
3) Cílové skupiny
4) Dosavadní komunikační strategie a její nástroje
5) Dlouhodobé a krátkodobé cíle komunikační strategie
6) Očekávaná náplň spolupráce
7) Požadované podklady od agentury
Chcete se dozvědět více o PR a ujasnit si, jak tento nástroj využívat? Přijďte na naše školení Public Relations s přehledem.
Zajímá vás pár rad do začátku? Přečtěte si, čím se řídí úspěšní manažeři.
